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  実践!生産革新道場:会議の目的を明確化して結論をまとめよ

 

1:無意味な対策会議

ある工場でQAが梱包済みの製品を抜き取ったところ不良が発見されたので、出荷を一時停止するとの問題が発生しました。私の研修でこの問題を取り上げて詳細を調べたところ、この製品は精度が大変厳しく、不良が発生する可能性があったので、関係者が事前に対策会議を行なっていました。私は「対策会議の結論はどうなったのだ」と担当者に聞いたところ、「梱包前に全数検査を行うことに決まりました」と答えました。「全数検査を行ったのならば、なぜ梱包箇所で不良が発見されたのだ。全数検査のデータを出せ」「いや、実は全数検査は行っていなかったのです。対策会議で全数検査を行うことは決めたのですが、製造とQCのどちらで全数検査を行うか揉めてしまい、対策会議終了後に再度、話し合って決めることになりました。しかし、話し合わないまま生産に入ってしまったのです」と答えたのです。

 

2:結論がまとまらなかった理由

この製品は事前に不良が発生するとの可能性を想定して、対策会議を行ったのですが、全数検査の責任者を明確にしなかったため不良が流出してしまったのです。私は対策会議の参加者を集めて、なぜ結論がまとまらなかったのかを説明させました。すると次の事柄が判明したのです。

 

対策会議の問題点

1)個人的な利害だけを主張し合った

不良対策のために全数検査を行うことは決まったのですが、全数検査を引き受ける人が誰もおらず、「全数検査は製造で行うべきだ」「いや、QCが行うべきだ」と主張し合い、まとまらなかったのです。「なぜ全数検査を嫌がったのだ」と聞いてみると「作業員が足りない」「作業員から仕事が増えたと言われる」など、言い訳ばかりしていたのです。

 

2)対策会議の目的を理解していない

対策会議の目的は「不良を出さない、不良を流出させない」ことにあったはずです。対策会議の参加者全員がこの目的を理解していれば、個人的な利害を持ち出せなくなり、お互いに譲り合って結論をまとめることが出来たはずです。

 

3)結論をまとめる人がいなかった

会議で結論がまとまらない時には、最終的に工場長が結論をまとめるのですが、この日は出張で不在だったのです。議長は参加者と同じ部長であったため、全数検査を誰が行うべきかまとめることができず、「対策会議が終わってから、担当者が話しあって決めて下さい」となってしまったのです。

 

3:会議の目的を理解させよ

各社とも毎日、多くの会議を行なっていますが、会議の進行方法が悪かったり、出席者の目的意識が低いために、非効率な会議になっているケースも多いのです。私は対策会議に参加した管理者に「君たちは対策会議を行っていながら全数検査の担当者を決めず、不良を流出させてしまった。この責任は誰が取るのか。責任者の個人名を挙げよ」と責任を厳しく追求しました。

 

そして、「会議を行う時には必ず、その会議の目的を白板に書いて出席者全員が理解するようにしなさい。そして終了時にはこの目的が達成できたかを確認しなさい」と「会議の目標の理解と確認」を徹底するように指示したのです。各社とも会議は頻繁に行なっていますが、この会議コストを1週間、1ヶ月、1年間で計算してみると、膨大な金額になるはずです。効率の良い会議を行うために、会議の目標を達成する内容を必ず決める。このためには会議の目標の共有化が大事になるのです。