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１：管理者が５Ｓの意味を理解していなかった
ある工場で５Ｓ活動を徹底したいとの依頼を頂きました。工場を訪れて管理者と共に現場に入り５Ｓを確認したところ職場が乱雑となっており、一目で５Ｓ活動が進んでいないことがわかりました。管理者は「私は作業員に５Ｓを守れと繰り返し言っているのですが、なかなか浸透できずに困っています」と言い出しました。私は５Ｓの浸透度を確認するために、作業員に「５Ｓとはなんですか」と質問したところ「整理、整頓、清掃、そして後の２つは思い出せません」「すみません。忘れてしまいました」などと５Ｓの言葉すら理解していないことが分かったのです。私は管理者を集めて紙を渡して「５Ｓの言葉とその意味を書きなさい」と理解度のテストを行ったところ、５Ｓの言葉は書けましたが、その意味を理解していない人が多くいたのです。
２：５Ｓ活動は３Ｓと２Ｓに分けて考えろ
各社とも５Ｓ活動を展開していますが、このように管理者が５Ｓの正しい意味を理解していないと、作業員に５Ｓを理解させることができず、５Ｓを徹底することが出来ません。管理者には５Ｓの意味を正しく理解させることが、５Ｓを徹底することで大切なのです。管理者に５Ｓの意味を理解させるときには、３Ｓと２Ｓに分けて理解させることが、５Ｓ活動を進める上で大切です。
１）５Ｓの意味を正しく理解する
５Ｓとは「職場環境の維持と改善のために徹底されるべき５項目」となります。
整理とは「要るものと要らないものを区別して、要らないものを処分する」ことです。要らないものが自分たちの仕事を邪魔したり、不要なコストを負担させたり、無用な間違いを誘発したりしますから、要らないものは捨てるようにします。
整頓とは「要るものを使いやすい場所に、使いやすいように保管する」ことです。整頓と言うと直ぐに曲がって置いてあるものを、直角や水平に置き直すケースがありますが、見た目が綺麗に並んでいればいいというものではありません。大切なのは使いやすい位置を決めて、常にそこに保管しておくことです。
清掃とは「身の回りのものや職場をきれいに掃除して、いつでも使えるようにする」ことです。汚れたら直ぐに掃除するのは当然ですが、汚れの原因を突き止めて「汚れないようにする」「汚れを最小限にする」などの改善を行うのも清掃に含まれます。
清潔とは「整理、整頓、清掃を維持し、誰が見てもきれいで、分かり易い状態に保つ」ことです。清潔は単語にとらわれると少し分かり難い概念ですが、５Ｓの英語版では「Standardize（標準化）」とされており、こちらの方が分かりやすいと思います。標準化ですから、整理、整頓、清掃が維持できるようなルールを作成して行くことです。
しつけとは「５Ｓのルールを守らせて、習慣づける」ことです。５Ｓのルールとは「使ったら元の場所に戻す」「汚れた箇所は清掃する」などと難しい事はありません。誰でも簡単にできるルールばかりなのです。このルールを徹底的に守らせることで、最終的に無意識のうちにルールを守るのが当たり前となってしまうように習慣化させることが大切です。
２）３Ｓと２Ｓに分けて考える
５Ｓ活動で管理者が５Ｓの意味を正しく理解するのは当然のことですが、活動を行うには整理、整頓、清掃の３Ｓと清潔、しつけの２Ｓに分けて考えることが大切です。すなわち３Ｓとは職場環境をきれいにする活動、２Ｓ活動は３Ｓを維持、改善する活動となります。５Ｓ活動では３Ｓはある程度まで持っていけるのですが、これを維持、改善する２Ｓが悪いために、最終的に元に戻ったり失敗したりするケースが多いのです。３Ｓは職場の作業員が中心となって行う活動ですから、作業員に指示をすればある程度のレベルまでは持って行けます。
しかし２Ｓは管理者の管理が中心となる活動ですから、管理者自身の管理力が弱いと３Ｓが失敗してしまい、５Ｓ活動が頓挫してしまうのです。このことから分かるように、５Ｓ活動の成否は管理者による２Ｓの管理力に掛かっています。管理者は「３Ｓは作業員中心の活動であるが、２Ｓは管理者が中心となって行う活動である。管理者の管理力が弱いと５Ｓ活動は成功しない。５Ｓ活動を成功させるためには、自分自身の管理力を高めていかなければならない」と正しく理解させることが大切なのです。
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